Lathund – Hålla årsmöte (lokalförening)

Lathunden nedan omfattar åtta steg som går igenom alla moment som styrelsen behöver ha koll på och förbereda för att hålla årsmöte i lokalföreningen. Årsmötet hålls inte i regionföreningarna, istället hålls ett regionmöte vartannat år. Se istället menyflik Regionmötesguide.

Steg 1: Ha koll på datumen

Då ska årsmötets hållas

Stadgarna reglerar när på året årsmötet i lokalföreningen ska genomföras. Jämna år ska årsmötet genomföras innan utgången av mars. Udda år, när riksmötet hålls i organisationen, ska däremot årsmötet genomföras senast den 10 mars för att det ska vara möjligt för årsmötet att motionera till riksmötet.

Som tidigast kan årsmötet genomföras i början av februari då medlemmarna fram till den 31 januari har möjlighet att skicka in motioner till årsmötet.

Då ska kallelsen skickas ut

Enligt stadgarna ska kallelsen till årsmötet ska vara medlemmarna till handa senast två veckor före den valda mötesdagen.

 

Steg 2: Förbered kallelsen

Det är bra att vara ute i så god tid som möjligt att bjuda in medlemmarna till årsmötet. Det är inget som hindrar att gå ut med datum, tid och plats i en så kallad ”save-the-date” långt innan kallelsen skickas ut. I en sådan inbjudan kan det också vara passande att påminna om möjligheten att motionera.

MALL: KALLELSE TILL ÅRSMÖTE

Kallelse till årsmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________ (till exempel Sjuhärad eller Jämtlands län)

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Kallade: Medlemmar i ___________ län.

  • Avsändare: ___________, (vanligen ordförande)

  • Kontaktperson för frågor och anmälningar: ___________, (vanligen sekreterare)

 

Steg 3: Förbered dagordningen

Dagordningen också kallad föredragningslista regleras av stadgarna och kan skickas ut tillsammans med kallelsen.

 

MALL: FÖREDRAGNINGSLISTA TILL ÅRSMÖTE

  1. Föredragningslista för årsmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________

  2. Anteckning av mötesdeltagare

  3. Val av mötesfunktionärer och justeringsmän

  4. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning

  5. Fastställande av föredragningslista

  6. Styrelsens årsredogörelse
    Styrelsen redogör för verksamheten under det gångna året

  7. Revisorernas berättelse om sådan ska lämnas
    Punkten utgår vid det första årsmötet

  8. Fråga om ansvarsfrihet (ej aktuell vid första årsmötet)

  9. fastställande av egen avgift
    Ingen egen avgift behöver tas ut av lokalföreningen

  10. Beslut om styrelsens storlek
    Som minst 3 personer

  11. Val av föreningens ordförande
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  12. Val av övriga styrelseledamöter och eventuella suppleanter
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  13. Val av revisor och suppleant om sådana ska utses.
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte men ingen revisor eller suppleant behöver väljas i en lokalförening med en mycket liten ekonomi

  14. Val av valberedning
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  15. Inkomna motioner och av styrelsen väckta förslag
    a) Förslag från styrelsen 1. ___________
    Beskrivning av förslaget.
    b) Förslag från styrelsen 2. ___________
    Beskrivning av förslaget.
    c) Motion 1. ___________
    Beskrivning av förslaget.
    d) Motion 2. ___________
    Beskrivning av förslaget.

  16. Övriga ärenden
    Frågor väckta i början av mötet eller under mötes gång

 

Steg 4: Förbered bilagor

Det är vanligt förekommande att ett antal bilagor skickas ut tillsammans med dagordningen till årsmötet eller delas ut till alla mötesdeltagare strax innan mötet inleds. Nedan beskrivs ett antal vanligt förekommande bilagor. I lokalföreningar med en mindre ekonomi och verksamhet är det inte ovanligt att det mesta tas muntligt under själva mötet.

Bilaga: Stadgar för lokalförening
Det kan vara bra att alltid skicka ut lokalföreningens stadgar till årsmötesdeltagarna. Det är inte minst viktigt om styrelsen eller medlemmar föreslår någon förändring av stadgarna.
Stadgarna för lokalföreningen finns under rubriken Stadgar, regler och riktlinjer i huvudmenyn. Observera att ändringar av eller tillägg till stadgarna ska beredas av riksstyrelsen. Beslut om ändring av stadgar kan endast fattas av Riksmötet.

Bilaga: Valberedningens förslag till valbara platser
Det är bra om valberedningen innan mötet upprättar ett skriftligt förslag till samtliga poster i lokalföreningen. Mer information och en mall för valberedningens förslag finns under menyfliken Årsmöteguide.

Bilaga: Verksamhetsberättelse/årsredogörelse
En text som sammanfattar det viktigaste aktiviteterna som genomförts i föreningen under året som gått och eventuella resultat och mål som uppnåtts. I verksamhetsberättelsen brukar det också framgå vilka som suttit i styrelsen och innehaft andra poster i föreningen under året samt hur många styrelsemöten som hållits.

Bilaga: Årsbokslut/ekonomisk sammanställning
En sammanställning av ekonomin i föreningen under det föregående året. Årsbokslutet/den ekonomiska sammanställningen ska omfatta en resultat- och balansräkning som visar hur mycket pengar som kommit in och gått ut från föreningens bankkonto och hur mycket pengar som finns kvar på kontot vid årets slut.

Bilaga: Verksamhetsplan och budget
En plan över det kommande årets verksamhet kopplat till en budget för de olika aktiviteter och satsningar som föreslås.
Exempel på hur lokalföreningen kan planera årets verksamhet och budgetera aktiviteter återfinns under rubriken Styrelseguide i huvudmenyn.

Bilaga: Styrelsen förslag X
Styrelsen ska i bilagan beskriva bakgrunden och motiven/skälen bakom sitt förslag. Det är bra om texten är lättillgängligt skriven. Det ska också tydligt framgå vilket beslut som styrelsen vill att årsmötet ska fatta. Exempel: Styrelsen vill att årsmötet ska ta beslut om: att fokusera på enprocentregeln under det kommande året. Förslaget kan omfatta fler än en att-sats. Och styrelsen kan ställa fler olika förslag till årsmötet, men handlar förslagen om olika saker/berör skilda verksamhetsområden ska en bilaga för varje enskilt förslag biläggas till handlingarna.

Bilaga: Inkommen motion X med styrelsen svar
Motionen inskickad av en medlem eller en grupp medlemmar är vanligen uppbyggd på samma sätt som styrelsens förslag. Se beskrivning ovan. Det går däremot inte att ställa samma formkrav på medlemmarna som på styrelsen. Det innebär att även motioner som saknar att-satser ska behandlas på årsmötet. Styrelsen ska skriva ett svar på motionen där styrelsen argumenterar för hur den tycker att årsmötet ska ställa sig till motionen. Avslutningen kan styrelsen föreslå årsmötet att (1) bifalla motionen (bifalla alla att-satser), (2) Att avslå motionen i sin helhet (avslå samtliga att-satser), (3) bifalla delar av motionen och avslå andra delar (bifalla vissa att-satser och avslå andra). Bifall betyder att styrelsen vill att årsmötet ska rösta JA till motionen.

Bilaga: Revisionsberättelse (om revisorer finns)
Om lokalföreningen valde revisorer vid det förra årsmötet ska deras revisionsberättelse som omfattar en rapport om hur revisionen har utförts, vad som framkommit och ett utlåtande till regionmötet angående styrelsens förvaltning biläggas kallelsen. Mer information och en mall för revisionsrapport återfinns under Hålla regionmöte – Revisorernas uppdrag.

 

Steg 5: Skicka ut kallelsen med dagordning och bilagor

Kallelsen med dagordning och bilagor ska skickas ut av kansliet senast två (2) veckor före utsatt datum för mötet. För att kallelsen ska gå ut i tid behöver därför kallelsen skickas in 4 veckor innan mötesdatumet till kansliet. Kontaktuppgifter till kansliet finns på www.kro.se/kontakt

Det kan vara bra att utse en kontaktperson som kan svara på frågor och ta emot anmälningar till årsmötet.

 

Steg 6: Praktiska förberedelser

Tänk på de praktiska förberedelserna. Vem ordnar med fika, kommer tidigare och kokar kaffe och tevatten med mera. De kan också vara bra att engagera en person med vana av föreningslivet som mötesordförande, om ingen i styrelsen känner sig trygg med den uppgiften.

 

Steg 7: Var noga med att protokollföra årsmötet och upprätta en närvaroförteckning

Var noga med att protokollföra årsmötet på rätt sätt. Protokollet ska skrivas under av mötessekreterare och justeringspersoner. Upprätta också en närvaroföreteckning, en lista som alla mötesdeltagare får skriva upp sig på.

MALL: ÅRSMÖTESPROTOKOLL

Protokoll för årsmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ___________

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Närvarande: Se bilaga 1. Närvaroförteckning

Mötesparagrafer:

  1. Mötets öppnande
    ___________ öppnade mötet och hälsade alla välkomna.
    Vanligen styrelsens ordförande

  2. Anteckning av mötesdeltagare
    Mötesordförande tar fram närvaroförteckningen och läser upp namnet på alla närvarande. Mötesordföranden konstaterar att x personer är närvarande. Närvaroförteckningen biläggs protokollet.

  3. Val av mötesfunktionärer och justeringspersoner
    Mötet väljer ___________ till mötesordförande, ___________ till mötessekreterare och ___________ samt ___________ till justeringspersoner.

  4. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning
    Mötesordföranden redogör för hur och när möteskallelsen skickades ut. Kallelsen skickades ut datum årtal vilket betyder att mötet är stadgeenligt utlyst.

  5. Fastställande av föredragningslista
    Mötesordförande frågar om det finns några frågor kring föredragningslistan/dagordningen och frågar om någon vill väcka några övriga ärenden. Ärende a och b tas med på föredragningslistan under punkten övriga ärenden.

  6. Styrelsens årsredogörelse
    Styrelsen redogör för sitt arbete/verksamheten under året. Om styrelsen upprättat en verksamhetsberättelse får mötesdeltagarna möjlighet att ställa frågor och komma med synpunkter på den texten.
    Årsmötet beslutar att godkänna styrelsens årsredogörelse utan kommentarer.

  7. Revisorernas berättelse om sådan ska lämnas (ej aktuell för mindre föreningar)
    Om det inte finns någon vald revisor så utgår punkten. Om det finns en vald revisor så läses slutsatserna i revisionsberättelse upp för mötesdeltagarna. Om revisorn finns på plats så kan denne själv läsa upp sina slutsatser och svara på frågor. Annars får revisorn svara på frågor.
    Årsmötet beslutar att godkänna revisionsberättelsen/Punkten utgår då ingen revisionsberättelse upprättas

  8. Fråga om ansvarsfrihet (ej aktuell vid första årsmötet)
    Årsmötesordföranden frågar om styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet. Mötesdeltagarna ska tas hänsyn till styrelseledamöternas ekonomiska förvaltning av föreningen. Om den inte finns allvarliga brister kan styrelsen beviljas ansvarsfrihet.
    Årsmötet beslutar att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det föregående året.

  9. Fastställande av egen avgift
    Ingen egen avgift behöver tas ut av lokalföreningen.
    Årsmötet beslutar att ingen egen avgift ska utgå/Årsmötet beslutar om att en egen avgift på 50/100/200 kr för de aktiva medlemmarna i lokalföreningen.

  10. Beslut om styrelsens storlek
    Årsmötet beslutar om att 3/4/5 personer ska väljas till styrelsen. Minst tre personer.

  11. Val av föreningens ordförande
    ___________ väljs som ordförande på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  12. Val av övriga styrelseledamöter och eventuella suppleanter
    ___________, ___________ och  ___________ väljs som styrelseledamöter på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  13. Val av revisor och suppleant om sådana ska utses.
    ___________ och ___________ väljs som revisor och suppleant på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte. (Observera att ingen revisor eller suppleant behöver väljas i en lokalförening med en mycket liten ekonomi.)

  14. Val av valberedning
    ___________, ___________  och ___________ väljs som valberedning på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte.

  15. Inkomna motioner och av styrelsen väckta förslag
    Mötesordförande redogör styrelsens förslag och inkomna motioner till årsmötet. Motionsställaren har alltid rätt att inleda debatten om dennes förslag.
    a) ___________ redogör för styrelsen förslag. Förslaget diskuteras. Årsmötet beslutar att motionen avslås/bifalles. Årsmötet beslutar att___________. (endast om motionen bifalles).
    b) ___________ redogör för styrelsen förslag. Förslaget diskuteras. Årsmötet beslutar att motionen avslås/bifalles. Årsmötet beslutar att___________. (endast om motionen bifalles).
    c) ___________ redogör för sin motion. Styrelsen föreslår att motionen avslås/bifalles. Motionen diskuteras. Årsmötet beslutar att motionen avslås/bifalles. Årsmötet beslutar att___________. (endast om motionen bifalles).
    d) ___________ redogör för sin motion. Styrelsen föreslår att motionen avslås/bifalles. Motionen diskuteras. Årsmötet beslutar att motionen avslås/bifalles. Årsmötet beslutar att___________. (endast om motionen bifalles).

  16. Övriga ärenden
    Frågor väckta i början av mötet eller under mötes gång.
    a) ___________ redogör för ärendet. Årsmötet beslutar att ___________.
    a) ___________ redogör för ärendet. Årsmötet beslutar att ___________.

  17. Mötets avslutande
    ___________ avslutade mötet och tackade för allas deltagande.
    Vanligen årsmötesordföranden

 

Signaturer:

______________________
Namnförtydligande, mötesordförande

______________________
Namnförtydligande, mötessekreterare

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

 

 Steg 8: Konstituerande av styrelsen och anmälan av ny styrelse till kansliet

Det är viktigt att snart efter årsmötet genomföra ett konstituerande styrelsemöte så styrelsen kan komma igång. Det kan förslagsvis ske direkt efter att årsmötet är avslutat.  På det konstituerande styrelsemötet ska styrelsen välja en sekreterare och kassör. Därutöver kan styrelsen i en länsvis lokalförening även välja en talesperson och besluta om att ytterligare poster inom styrelsen.

Efter konstitueringen så behöver den nya styrelsen anmäla sig till kansliet genom att skicka in årsmötet- och konstitueringsprotokollet, samt kontaktuppgifter till ordförande och talesperson. För mer information om styrelsens konstituering med protokollmall och checklista gå vidare till rubriken huvudrubriken Styrelseguide och Lathund - Konstituera styrelsen.