Lathund - Bilda lokalförening

Lokalföreningar inom riksorganisationen kan omfatta ett enskilt län, en så kallad länsvis lokalförening, eller en enskild kommun, en så kallad kommunvis lokalförening. Inom riksorganisationen finns även två lokalföreningar som omfattar mer än ett län, Region Mitt och Region Väst.

Medlemmar har rätt bilda länsvis lokalförening i det län som ni är folkbokförda. Om det redan finns en länsvis lokalförening har ni möjligt att bilda en kommunvis lokalförening i den kommun som ni är folkbokförda.

Nedan beskrivs de fyra steg som ni behöver ta för att få er lokalförening på plats. Det är samma steg som gäller oavsett om det är en länsvis eller kommunvis lokalförening som ska bildas. Observera att mallarna endast gäller bildande av en ny lokalförening.

 

Steg 1: Innan bildandet

Kolla om det redan finns en lokalförening i ert län eller kommun

Kolla upp att det inte redan finns en länsvis eller kommunvis lokalförening i länet respektive kommunen som ni är folkbokförda i. Samtliga länsvisa och kommunvisa lokalföreningar finns listade på www.kro.se/kontakt

Om det inte finns någon lokalförening i ert län eller kommun är det fritt fram att bilda en ny förening. Observera att särskilda regler gäller om ni vill bilda en kommunvis lokalförening. För att bilda en kommunvis lokalförening måste ni först kontakta kansliet för att i nästa steg få ett godkännande av riksstyrelsen. Tänk också på att kommunen måste ingå i ett län där det redan finns en länsvis lokalförening.

Kalla till ett första möte där en interimsstyrelse kan utses

Samla intresserade medlemmar till möte där ni bildar en interimsstyrelse (provisorisk styrelse). Ni behöver minst vara tre personer och interimsstyrelsen bör som minst bestå av ordförande, sekreterare och kassör. Interimsstyrelsen har en enda huvudsaklig uppgift och det är att få till stånd ett första årsmöte där en ordinarie styrelse kan väljas. Inrimstyrelsen har samma ansvar som en ordinarie styrelse att kalla till och protokollföra sina styrelsemöten. Om du vill komma i kontakt med andra medlemmar i ditt län eller kommun hör av dig till kansliet, som administrerar mejlutskick till berörda medlemmar.

 

Steg 2: Interimsstyrelsen kallar till det första årsmötet

Förbered kallelsen

MALL: KALLELSE TILL ÅRSMÖTE

Kallelse till årsmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation _______________ (till exempel: Sjuhärad eller Jämtlands län)

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Kallade: Medlemmar i ___________ län.

  • Avsändare: ___________, ordförande för interimsstyrelsen

  • Kontaktperson för frågor och anmälningar: ___________, sekreterare i interimsstyrelsen

Förbered dagordningen

MALL: FÖREDRAGNINGSLISTA TILL ÅRSMÖTE

Föredragningslista för årsmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation _______________

  1. Anteckning av mötesdeltagare

  2. Val av mötesfunktionärer och justeringsmän

  3. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning

  4. Fastställande av föredragningslista

  5. Styrelsens årsredogörelse
    Interimsstyrelsen redogör för sitt arbete

  6. Revisorernas berättelse om sådan ska lämnas
    Punkten utgår vid det första årsmötet

  7. Fråga om ansvarsfrihet (ej aktuell vid första årsmötet)

  8. Fastställande av egen avgift
    Ingen egen avgift behöver tas ut av lokalföreningen

  9. Beslut om styrelsens storlek
    Som minst 3 personer

  10. Val av föreningens ordförande
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  11. Val av övriga styrelseledamöter och eventuella suppleanter
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  12. Val av revisor och suppleant om sådana ska utses.
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte men ingen revisor eller suppleant behöver väljas i en lokalförening med en mycket liten ekonomi

  13. Val av valberedning
    Väljs på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  14. Inkomna motioner och av styrelsen väckta förslag
    Stadgar för lokalföreningen, bilaga till kallelsen

  15. Övriga ärenden
    Frågor väckta i början av mötet eller under mötets gång

Förbered bilagor

Bilaga 1: Stadgar för länsvis lokalförening
Länk till stadgar

Bilaga 2: Interimsstyrelsens förslag till valbara platser
Inget måste men det är bra om interimsstyrelsen förbereder förslag till samtliga valbara platser:

MALL: INTERIMSSTYRELSENS FÖRSLAG

Inrimstyrelsens förslag till årsmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation _______________ (till exempel Sjuhärad eller Jämtlands län)

  • Styrelseordförande

  • Styrelseledamöter och eventuella suppleanter
    (Minst tre personer)

  • Revisor och suppleant
    (Gäller endast i lokalföreningar med en större ekonomi)

  • Valberedning
    (minst två personer)

Skicka ut kallelsen med dagordning och bilagor

Kallelsen med dagordning och bilagor ska skickas ut av kansliet senast två (2) veckor före utsatt datum för mötet. För att kallelsen ska gå ut i tid behöver därför kallelsen skickas in fyra (4) veckor innan mötesdatumet till kansliet.

Det kan vara bra att utse en kontaktperson som kan svara på frågor och ta emot anmälningar till årsmötet.

Praktiska förberedelser

Tänk på de praktiska förberedelserna. Vem ordnar med fika, kommer tidigare och kokar kaffe och tevatten med mera. De kan också vara bra att engagera en person med vana av föreningslivet som mötesordförande, särskilt om ingen i styrelsen känner sig trygg med den uppgiften.

Var noga med att protokollföra årsmötet och upprätta en närvaroförteckning

Var noga med att protokollföra årsmötet på rätt sätt. Protokollet ska skrivas under av mötessekreterare och justeringspersoner. Upprätta också en närvaroföreteckning, en lista som alla mötesdeltagare får skriva upp sig på.

MALL: ÅRSMÖTESPROTOKOLL

  • Protokoll för årsmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation _______________

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Närvarande: Se bilaga 1. Närvaroförteckning

Mötesparagrafer:

  1. Mötets öppnande
    ___________ öppnade mötet och hälsade alla välkomna.

  2. Anteckning av mötesdeltagare
    Mötesordförande tar fram närvaroförteckningen och läser upp namnet på alla närvarande. Mötesordföranden konstaterar att x personer är närvarande. Närvaroförteckningen biläggs protokollet.)

  3. Val av mötesfunktionärer och justeringspersoner
    Mötet väljer ___________ till mötesordförande, ___________ till mötessekreterare och ___________ samt ___________ till justeringspersoner.

  4. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning
    Mötesordföranden redogör för hur och när möteskallelsen skickades ut. Kallelsen skickades ut datum årtal vilket betyder att mötet är stadgeenligt utlyst.

  5. Fastställande av föredragningslista
    Mötesordförande frågar om det finns några frågor kring föredragningslistan/dagordningen och frågar om någon vill väcka några övriga ärenden. Ärende a och b tas med på föredragningslistan under punkten övriga ärenden.

  6. Styrelsens årsredogörelse
    Interimsstyrelsen redogör för sitt arbete hitintills (kort beskrivning). Sedan möjlighet för mötesdeltagarna att ställa frågor.
    Årsmötet beslutar att lämna punkten.

  7. Revisorernas berättelse om sådan ska lämnas (ej aktuell vid första årsmötet)
    Eftersom detta är föreningens allra första årsmöte utgår punkten.

  8. Fråga om ansvarsfrihet (ej aktuell vid första årsmötet)
    Eftersom detta är föreningens allra första årsmöte utgår punkten.

  9. Fastställande av egen avgift
    Ingen egen avgift behöver tas ut av lokalföreningen.
    Årsmötet beslutar att ta ut en medlemsavgift på 0/50/100/200 kr.

  10. Beslut om styrelsens storlek
    Årsmötet beslutar om att 3/4/5 personer ska väljas till styrelsen.

  11. Val av föreningens ordförande
    ___________ väljs som ordförande på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  12. Val av övriga styrelseledamöter och eventuella suppleanter
    ___________, ___________ och  ___________ väljs som styrelseledamöter på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte

  13. Val av revisor och suppleant om sådana ska utses.
    ___________ och ___________ väljs som revisor och suppleant på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte. (Observera att ingen revisor eller suppleant behöver väljas i en lokalförening med en mycket liten ekonomi.)

  14. Val av valberedning
    ___________, ___________ och ___________ väljs som valberedning på ett år fram till nästa ordinarie årsmöte.

  15. Inkomna motioner och av styrelsen väckta förslag.
    Mötesordförande redogör för föreningens stadgar som skickades ut tillsammans med kallelsen.
    Årsmötet beslutar att anta stadgarna som skickades ut med stadgarna.

  16. Övriga ärenden
    Frågor väckta i början av mötet eller under mötes gång.
    a) ___________ redogör för ärendet. Årsmötet beslutar att ___________
    a) ___________ redogör för ärendet. Årsmötet beslutar att ___________

Signaturer:

______________________
Namnförtydligande, mötesordförande

______________________
Namnförtydligande, mötessekreterare

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

 

Steg 3: Konstituera styrelsen och anmäl den nya styrelsen till kansliet

Det är viktigt att snart efter årsmötet genomföra ett konstituerande styrelsemöte så styrelsen kan komma igång. Det kan förslagsvis ske direkt efter att årsmötet är avslutat.  På det konstituerande styrelsemötet ska styrelsen välja en sekreterare och kassör. Därutöver kan styrelsen i en länsvis lokalförening även välja en talesperson och besluta om ytterligare poster inom styrelsen.

Efter konstitueringen så behöver den nya styrelsen anmäla sig till kansliet genom att skicka in årsmötet- och konstitueringsprotokollet, samt kontaktuppgifter till ordförande och talesperson. För mer information om styrelsens konstituering med protokollmall och checklista gå vidare till rubriken huvudrubriken Styrelseguide och Lathund - Konstituera styrelsen.

Steg 4: Börja kommunicera med medlemmarna

Det finns flera sätt att kommunicera med medlemmarna. Årsmötet utgör ett bra tillfälle att samla medlemmarna och få dem att engagera sig i föreningen. Att kalla till medlemsmöte med föreläsningar eller andra aktiviteter är ett annat sätt att få medlemmarna att engagera sig i den nya styrelsen mellan årsmötena.

Under rubriken Styrelseguiden hittar du en lathund med riktlinjer råd och tips om hur du kommunicerar med medlemmarna.