Lathund – Hålla regionmöte (regionförening)

Lathunden nedan omfattar åtta steg som går igenom alla moment som en regionstyrelse behöver ha koll på och förbereda för hålla regionmöte.

 

Steg 1: Ha koll på datumen

Då ska regionmötet hållas

Regionmöte ska enligt stadgarna genomföras jämna år (vartannat år) och senast den 30 september. Som tidigast kan regionmötet genomföras i början av februari då medlemmarna fram till den 31 januari har möjlighet att skicka in motioner till regionmötet.

Då ska kallelsen skickas ut

Enligt stadgarna ska kallelsen till regionmötet ska vara medlemmarna till handa senast fyra (4) veckor före den valda mötesdagen. Därtill behöver kansliet ha två veckor på sig att skicka ut kallelsen vilket innebär att kallelsen behöver vara klar senast sex (6) veckor i förväg.

 

Steg 2: Förbered kallelsen

Det är bra att vara ute i så god tid som möjligt att bjuda in medlemmarna till regionmötet. Det är inget som hindrar att gå ut med datum, tid och plats i en så kallad ”save-the-date” långt innan kallelsen skickas ut. I en sådan inbjudan kan det också vara passande att påminna om möjligheten att motionera.

MALL: KALLELSE TILL REGIONMÖTE

Kallelse till regionmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________ (till exempel Region Väst)

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Kallade: Medlemmar i ___________ A, B C län

  • Avsändare: ___________, (Vanligen ordförande)

  • Kontaktperson för frågor och anmälningar: __________ (Vanligen sekreterare)

 

Steg 3: Förbered dagordningen

Dagordningen också kallad föredragningslista regleras av stadgarna och kan skickas ut tillsammans med kallelsen.

MALL: FÖREDRAGNINGSLISTA TILL Regionmöte

Föredragningslista för regionmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________

  1. Anteckning av mötesdeltagare

  2. Val av mötesordförande, sekreterare och två justerare

  3. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning

  4. Fastställande av dagordning

  5. Regionföreningsstyrelsens redogörelse för två års verksamhet

  6. Revisorernas berättelse för två år

  7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen

  8. Inkomna motioner och regionföreningsstyrelsens förslag

  9. Val av styrelseledamöter och suppleanter

  10. Val av revisorer

  11. Val av valberedning i regionen

  12. Övriga ärenden som anmälts till regionföreningsstyrelsen

 

Steg 4: Förbered bilagor

Det är vanligt förekommande att ett antal bilagor skickas ut tillsammans med dagordningen till regionmötet. Nedan beskrivs ett antal vanligt förekommande bilagor

Bilaga: Stadgar för regionförening (obligatorisk)

Det kan vara bra att alltid skicka ut lokalföreningens stadgar till regionmötesdeltagarna. Det är inte minst viktigt om styrelsen eller medlemmar föreslår någon förändring av stadgarna.
Stadgarna för lokalföreningen finns under rubriken Stadgar, regler och riktlinjer i huvudmenyn. Observera att ändringar av eller tillägg till stadgarna ska beredas av riksstyrelsen. Beslut om ändring av stadgar kan endast fattas av Riksmötet.

Bilaga: Valberedningens förslag till valbara platser (obligatorisk)

Det är bra om valberedningen innan mötet upprättar ett skriftligt förslag till samtliga poster i lokalföreningen. Mer information och en mall för valberedningens förslag finns under menyfliken Regionmötesguide.

Bilaga: Verksamhetsberättelse/årsredogörelse (obligatorisk)

En text som sammanfattar det viktigaste aktiviteterna som genomförs föreningen under året som gått och eventuella resultat och mål som uppnåtts. I verksamhetsberättelsen brukar det också framgå vilka som suttit i styrelsen och innehaft andra poster i föreningen under året samt hur många styrelsemöten som hållits.

Bilaga: Årsbokslut/ekonomisk sammanställning (obligatorisk)

En sammanställning av ekonomin i föreningen under det föregående året. Årsbokslutet/den ekonomiska sammanställningen ska omfatta en resultat- och balansräkning som visar hur mycket pengar som kommit in och gått ut från föreningens bankkonto och hur mycket pengar som finns kvar på kontot vid årets slut.

Bilaga: Verksamhetsplan och budget (obligatorisk)

En plan över det kommande årets verksamhet kopplat till en budget för de olika aktiviteter och satsningar som föreslås.
Exempel på hur föreningen kan planera årets verksamhet och budgetera aktiviteter återfinns under rubriken Styrelseguide i huvudmenyn.

Bilaga: Revisionsberättelse (obligatorisk)

Regionens revisorer ska årligen upprätta en revisionsberättelse som omfattar en rapport om hur revisionen har utförts, vad som framkommit och ett utlåtande till regionmötet angående styrelsens förvaltning. Mer information och en mall för revisionsrapport återfinns under Hålla regionmöte – Revisorernas uppdrag.

Bilaga: Styrelsen förslag X

Styrelsen ska i bilagan beskriva bakgrunden och motiven/skälen bakom sitt förslag. Det är bra om texten är lättillgängligt skriven. Det ska också tydligt framgå vilket beslut som styrelsen vill att regionmötet ska fatta. Exempel: Styrelsen vill att regionmötet ska ta beslut om: att fokusera på enprocentregeln under det kommande året. Förslaget kan omfatta fler än en att-sats. Och styrelsen kan ställa fler olika förslag till regionmötet, men handlar förslagen om olika saker/berör skilda verksamhetsområden ska en bilaga för varje enskilt förslag biläggas till handlingarna.

Bilaga: Inkommen motion X med styrelsen svar

Motionen inskickad av en medlem eller en grupp medlemmar är vanligen uppbyggd på samma sätt som styrelsens förslag. Se beskrivning ovan. Det går däremot inte att ställa samma formkrav på medlemmarna som på styrelsen. Det innebär att även motioner som saknar att-satser ska behandlas på regionmötet. Styrelsen ska skriva ett svar på motionen där styrelsen argumenterar för hur den tycker att regionmötet ska ställa sig till motionen. Avslutningen kan styrelsen föreslå regionmötet att (1) bifalla motionen (bifalla alla att-satser), (2) Att motionen i sin helhet (avslå samtliga att-satser), (3) bifalla delar av motionen och avslå andra delar (bifalla vissa att-satser och avslå andra). Bifall betyder att styrelsen vill att regionmötet ska rösta JA till motionen.

 

Steg 5: Skicka ut kallelsen med dagordning och bilagor

Kallelsen med dagordning och bilagor ska skickas ut av kansliet senast två (4) veckor före utsatt datum för mötet. För att kallelsen ska gå ut i tid behöver därför kallelsen skickas in sex (6) veckor innan mötesdatumet till kansliet. Kontaktuppgifter till kansliet finns på www.kro.se/kontakt

Det kan vara bra att utse en kontaktperson som kan svara på frågor och ta emot anmälningar till regionmötet.

 

Steg 6: Praktiska förberedelser

Tänk på de praktiska förberedelserna. Vem ordnar med fika, kommer tidigare och kokar kaffe och tevatten med mera. De kan också vara bra att engagera en person med vana av föreningslivet som mötesordförande, om ingen i styrelsen känner sig trygg med den uppgiften.

 

Steg 7: Var noga med att protokollföra regionmötet och upprätta en närvaroförteckning

Var noga med att protokollföra regionmötet på rätt sätt. Protokollet ska skrivas under av mötessekreterare och justeringspersoner. Upprätta också en närvaroföreteckning, en lista som alla mötesdeltagare får skriva upp sig på.

MALL: REGIONMÖTESPROTOKOLL

Protokoll för regionmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ___________

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Närvarande: Se bilaga 1. Närvaroförteckning

Mötesparagrafer:

  1. Mötes öppnande
    ___________ öppnade mötet och hälsade alla välkomna.
    Vanligen styrelsens ordförande

  2. Anteckning av mötesdeltagare
    Mötesordförande tar fram närvaroförteckningen och läser upp namnet på alla närvarande. Mötesordföranden konstaterar att x personer är närvarande. Närvaroförteckningen biläggs protokollet.

  3. Val av mötesordförande, sekreterare och två justerare
    Mötet väljer ___________ till mötesordförande, ___________ till mötessekreterare och ___________ samt ___________ till justeringspersoner.

  4. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning
    Mötesordföranden redogör för hur och när möteskallelsen skickades ut. Kallelsen skickades ut datum årtal vilket betyder att mötet är stadgeenligt utlyst (minst 4 veckor innan mötet).

  5. Fastställande av dagordning
    Mötesordförande frågar om det finns några frågor kring föredragningslistan/dagordningen och frågar om någon vill väcka några övriga ärenden. Ärende a och b tas med på föredragningslistan under punkten övriga ärenden.

  6. Regionföreningsstyrelsens redogörelse för två års verksamhet
    Styrelsen redogör för sitt arbete/verksamheten under de gånga två åren. Om styrelsen upprättat en verksamhetsberättelse får mötesdeltagarna möjlighet att ställa frågor och komma med synpunkter på den texten.
    Regionmötet beslutar att godkänna styrelsens årsredogörelse utan kommentarer/med följande kommentarer_____________.

  7. Revisorernas berättelse för två år
    Revisorerna som valdes på det föregående regionmötet redogör för sitt arbete och läser upp slutsatserna i sin revisionsberättelse. Om revisorerna inte finns på plats så kan mötesordföranden läsa upp slutsatserna i revisionsberättelsen.
    Regionmötet beslutar att godkänna revisionsberättelsen.

  8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
    Regionmötesordföranden frågar om styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet. Mötesdeltagarna ska tas hänsyn till styrelseledamöternas ekonomiska förvaltning av föreningen. Om den inte finns allvarliga brister kan styrelsen beviljas ansvarsfrihet.
    Regionmötet beslutar att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det föregående året.

  9. Inkomna motioner och regionföreningsstyrelsens förslag
    Mötesordförande redogör styrelsens förslag och inkomna motioner till regionmötet. Motionsställaren har alltid rätt att inleda debatten om dennes förslag.
    a) ___________ redogör för styrelsen förslag/sin motion. Förslaget/motionen diskuteras. Regionmötet beslutar att styrelsens förslag/motionen avslås/bifalles. Regionmötet beslutar att___________. (endast om förslaget/motionen bifalles).
    b) ___________ redogör för styrelsen förslag/sin motion. Förslaget/motionen diskuteras. Regionmötet beslutar att styrelsens förslag/motionen avslås/bifalles. Regionmötet beslutar att___________. (endast om förslaget/motionen bifalles).
    c) ___________ redogör för styrelsen förslag/sin motion. Förslaget/motionen diskuteras. Regionmötet beslutar att styrelsens förslag/motionen avslås/bifalles. Regionmötet beslutar att___________. (endast om förslaget/motionen bifalles).
    d) ___________ redogör för styrelsen förslag/sin motion. Förslaget/motionen diskuteras. Regionmötet beslutar att styrelsens förslag/motionen avslås/bifalles. Regionmötet beslutar att___________. (endast om förslaget/motionen bifalles).

  10. Val av styrelseledamöter och suppleanter
    ___________, ___________, ___________, ___________, och  ___________ väljs som styrelseledamöter på två år fram till nästa regionmöte (minst 5 styrelseledamöter ska väljas).

    ___________, och  ___________ väljs som suppleanter på två år fram till nästa regionmöte (minst 2 suppleanter/ersättare ska väljas).

    (Ordförande väljs inom föreningen och inte på regionmötet)

  1. Val av revisorer
    ___________ och ___________ väljs som revisor och revisorssuppleant på ett år fram till nästa ordinarie regionmöte (Mötet kan också besluta att en auktoriserade revisor och revisorssuppleant ska väljas, en uppgift som då hänvisas till styrelsen att verkställa direkt efter regionmötet).

  2. Val av valberedning i regionen
    ___________, ___________ , ___________, ___________  och ___________ väljs som ledamöter i valberedning på två år fram till nästa ordinarie regionmöte (minst 5 ledamöter ska väljas)
    ___________  och ___________ väljs som suppleanter i valberedning på två år fram till nästa ordinarie regionmöte (minst 2 suppleanter/ersättare ska väljas)
    (Valberedning utser inom sig ordförande och sekreterare)

  3. Övriga ärenden som anmälts till regionföreningsstyrelsen
    Ärenden som anmälts till styrelsen innan regionmötet, i början av mötet eller under mötes gång (endast i mån av tid och inga större beslut ska tas under denna punkt).
    a) ___________ redogör för ärendet. Regionmötet beslutar att ___________.
    a) ___________ redogör för ärendet. Regionmötet beslutar att ___________.

  4. Mötets avslutande
    ___________ avslutade mötet och tackade för allas deltagande.
    (Vanligen regionmötesordföranden).

 

Signaturer:

______________________
Namnförtydligande, mötesordförande

______________________
Namnförtydligande, mötessekreterare

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

 

Steg 8: Konstituerande av styrelsen och anmälan av ny styrelse till kansliet

Det är viktigt att snart efter regionmötet genomföra ett konstituerande styrelsemöte så styrelsen kan komma igång. Det kan förslagsvis ske direkt efter att regionmötet är avslutat.  På det konstituerande styrelsemötet ska styrelsen välja en ordförande, sekreterare och kassör. Därutöver kan styrelsen även välja en talesperson och besluta om att ytterligare poster inom styrelsen.

Efter konstitueringen behöver den nya styrelsen anmäla sig till kansliet genom att skicka in regionmötet- och konstitueringsprotokollet, samt kontaktuppgifter till ordförande och talesperson. För mer information om styrelsens konstituering med protokollmall och checklista gå vidare till huvudrubriken Styrelseguide och Lathund - Konstituera styrelsen.