Hålla styrelsemöte

Lathunden nedan går igenom de två huvudsakliga momenten för att hålla styrelsemöte i föreningen, att kalla till och protokollföra mötet.

Kalla till styrelsemöte

Kallelsen till styrelsemötet är ett e-postmeddelande, brev eller anslag som kallar till mötet. Kallelsen brukar skickas ut tillsammans med dagordningen för styrelsemötet. Dagordningen utgörs av en numrerad lista med samtliga mötespunkter. Det är traditionellt sett ordföranden som sätter dagordningen. Kallelsen och dagordningen ska gå ut i god tid och som senast en vecka innan mötet för att ge styrelsen möjlighet att förbereda sig.

MALL: KALLELSE MED DAGORDNING TILL STYRELSEMÖTE

Kallelse och dagordning till styrelsemöte i Konstnärernas Riksorganisation __________________ (till exempel Skåne eller Västerboten län)

• Datum: ___________
• Tid: ___________
• Plats: ___________
• Kallade: ___________, ___________, ___________, ___________ (namnen på samtliga i styrelsen)
• Kontaktperson för att anmäla frånvaro: ___________, (vanligen sekreteraren)

Dagordning:

1. Mötets öppnande
2. Val av mötesfunktionärer och justeringsperson
   Mötesordförande, mötessekreterare och en justeringsperson
3. Godkännande av föregående mötesprotokoll
   Genomgång av föregående mötesprotokoll, uppföljningspunkt
4. Fastställande av dagordningRapporter
   Redogörelse om vad som hänt sedan sist (information). Ekonomisk rapport om det är aktuellt.
5. Diskussionspunkter
   a) Exempel: Verksamhet under hösten
   b) Exempel: Hur kan vi få fler medlemmar?
6. Beslutspunkter
   a) Exempel: Ställningstagande angående kommunens nya policy avseende den offentliga konsten
   b) Exempel: Att utse ___________ till talesperson.
7. Övriga punkter
   Punkter som kommer upp under mötets gång.
8. Mötes avslutande

Protokollföra styrelsemöte

Syftet med att skriva protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har beslutats och diskuterats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats. Därför har justeringspersonerna en viktig uppgift att granska det som är nedtecknat i protokollet är det som beslutades på mötet. Protokollföraren ska alltid underteckna protokollet och det ska sedan justeras av dem som har blivit valda till att göra detta. Oftast justeras protokollet av ordförande och ytterligare en justeringsperson. Om någon av styrelsens ledamöter inte instämmer i något beslut och önskar tydliggöra detta kan han eller hon reservera sig. Reservationen ska då noteras i protokollet.

Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuteras och på de beslut som fattas. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Protokollen bör vara numrerade i kronologisk ordning och följa föreningens verksamhetsår.

När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen. Det är viktigt för föreningens medlemmar att kunna följa styrelsens arbete och därför bör styrelsens protokoll vara så tillgängliga för medlemmarna som möjligt. Föreningen har kanske en Facebook-grupp eller en webbplats där kontinuerlig rapportering från styrelsens arbete kan göras.

MALL: MÖTESPROTOKOLL FÖR STYRELSE

Protokoll för styrelsemöte nr 1:20XX i Konstnärernas Riksorganisation __________________

Mötesparagrafer:

1. Mötets öppnande
   Ordförande öppnar mötet och hälsar alla välkomna
2. Val av mötesfunktionärer och justeringsperson
   Mötet väljer ___________ till mötesordförande, ___________ till mötessekreterare och ___________ till justeringsperson.
3. Godkännande av föregående mötesprotokoll
   Föregående årsmötesprotokoll godkändes och lades till handlingarna.
4. Fastställande av dagordning
   Mötesordföranden frågor om någon har några frågor eller synpunkter på dagordningen. Mötesdeltagarna kan väcka nya frågor under punkten övriga frågor.
5. Rapporter
   a) Exempel: Samråd med kommunen
   ___________ redogjorde för möte i kommunens samrådsgrupp för offentlig konst. Det är viktigt att ___________.
   b) Exempel: Årsmötet den 15 januari.
   ___________ redogjorde för årsmötet förra månaden. Frågan om ___________ diskuterades livligt.
6. Diskussionspunkter
   a) Verksamhet under hösten. ___________ redogör för kommande planer att arbeta med ___________ och ___________ under hösten.
   b) Hur kan vi få fler medlemmar? ___________ undrar om styrelsen kan göra något för att få in fler aktiva medlemmar som kan engagera sig i påverkansarbetet. Styrelsen hade samsyn i att ___________ behöver göras under den kommande tiden.
7. Beslutspunkter
   a) Ställningstagande angående kommunens nya policy avseende den offentliga konsten. Diskussion om ställningstagandet. ___________ uttryckte att det är viktigt att inte glömma bort att ___________.
   Beslut: Att ___________ ska göra en ska uppvakta ___________  i syfte att ___________.
   b) Beslut: Att utse ___________ till talesperson.
8. Övriga punkter
   a) Vad punkten handlade om och eventuellt beslut.
9. Mötets avslutande
   Mötesordföranden tackade för allas deltagande och avslutade mötet.